El presupuesto como herramienta de planificación
El costo de un evento corporativo va a depender de las necesidades y los objetivos que se desean alcanzar, por eso se deben planificar cada uno de los aspectos que se van a incluir y determinar qué realmente es importante que tenga la actividad.
Cuando se habla de presupuesto los clientes automáticamente piensan en ahorrar y para eso debemos contar con una perspectiva más clara y real de los recursos económicos y materiales que se necesitarán para el desarrollo del evento.
Desde una sencilla reunión hasta un complejo congreso corporativo, el cliente y los organizadores deben tener presente que el mejor escenario es cuando el presupuesto se ajusta al evento y no el evento al presupuesto. Claro, esto es tarea más que todo del proveedor del servicio, encargarse de ese ajuste sin dejar de lado la calidad, la responsabilidad y la transparencia.
Ahora bien, ¿cómo controlar y optimizar el costo de su evento corporativo?
Acá le tenemos una respuesta basada en nuestra experiencia.
Pensar siempre en el retorno de inversión como un objetivo.
Todo evento corporativo tiene como objetivo principal lograr un beneficio, sea tangible o no, por ejemplo, la capacitación de personal, lograr un buen ambiente laboral, mejorar la posición de la marca o el producto, entre otros. En ocasiones se complica calcular esta inversión, por eso se recalca mucho en la planificación.
Del modo que sea, es de suma importancia colocar el retorno como un objetivo primario e intentar medirlo de una forma cuantitativa o cualitativa y utilizar herramientas que faciliten este trabajo. Así será posible conocer, qué porcentaje de los objetivos se han conseguido realmente, lo que servirá para optimizar el presupuesto como tal.
Se debe tener mucho cuidado porque los eventos también forman parte de una estrategia que incluye otras canales y medios para poder ejecutarlo, por tanto, desglosar ese porcentaje debe ser una labor muy rigurosa.
Invertir en contenido y tendencias
Últimamente esta opción está a la vanguardia. Con los avances tecnológicos, el desarrollo de herramientas y aplicaciones que aumentan el nivel de los eventos corporativos convirtiéndolos en una experiencia para los asistentes, se debe tomar en cuenta el presupuesto y nuevamente volvemos a pensar en el objetivo de la actividad.
Para muchas marcas o clientes, utilizar recursos poco convencionales pero que marcan una diferencia, no está al alcance de ellos, pero no se excluye que el contenido pueda ser sencillo, original y bien elaborado. La verdadera importancia está en los materiales y es ahí donde conviene enfocar los esfuerzos humanos y económicos.
Networking: antes, durante y después del evento
Muy por encima del contenido que se genere, las relaciones personales o networking son de suma importancia para generar conectividad con otros. Por ello, se deben potenciar enormemente mediante un excelente servicio de relaciones públicas y sumado a ello, aprovechar las nuevas tecnologías y las redes sociales, las páginas webs, las aplicaciones y otras herramientas que pueden funcionar. Esto cuenta con una gran ventaja, no se requiere de un gran presupuesto para poderlo cumplir.
Potenciar el talento humano
Como dice el dicho “Mejor viejo conocido que nuevo por conocer”. La contratación de una persona que modere un evento corporativo, que tenga empatía y sepa conectar y crear impacto en los asistentes es la mejor inversión que un cliente puede hacer.
Planificar el presupuesto para esta opción es vital, porque así se crea en engagement que estará en la memoria de sus asistentes, ayudando a lograr los objetivos y buscando siempre la originalidad y llamar la atención dentro de unos cánones de calidad y buen gusto.
Invertir en personal profesional, en personas que conozcan lo que hacen y que entiendan el por qué lo hacen, es la milla extra en su evento, la confianza aumenta y las improvisaciones disminuyen.
Valorar los gastos del proyecto
En la organización de un evento corporativo entran en juego muchos factores, todos ellos generadores de gastos: organización, Venues, decoración, equipo técnico y audiovisual, incluso las estrategias de comunicación y logística, entre otros.
Para calcular este tipo de costos y poder optimizar y administrar el presupuesto de forma real, completa y exacta, es indispensable valorar todos y cada uno de los aspectos antes mencionados. Mediante la utilización de alguna herramienta o aplicación específica se consigue simplificar este tipo de cálculos.
En este apartado, entra en juego nuevamente el uso de la tecnología o creación de contenido de fácil acceso y gratuito que ayude a realizar este trabajo sin la necesidad de alterar los costos del proyecto.
El seguimiento de estas recomendaciones es la mejor estrategia para controlar los gastos y aumentar las posibilidades de conseguir un beneficio o retorno que se ajuste lo más posible a los objetivos previamente definidos.
El medio digital Economía y Dinero, indicó en uno de sus artículos que, sin un presupuesto, no se tiene manera de administrar los gastos. No se sabe si habrá fondos suficientes para cubrirlos, lo que puede luego resultar como una deuda. A través del presupuesto, el plan de un límite para cada gasto es importante.
Por Alfonso Vargas, Aldea Estudio